Einfache und benutzer­freundliche Druck- und Kopier­systeme für die Gemeinde Lappersdorf

Im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung stand bei der Gemeinde Lappersdorf im August 2019 die Erneuerung von Druckern und Multifunktionssystemen für die Vervielfältigung von Dokumenten an. Über eine Laufzeit von 5 Jahren sollten Schulen, Kinderhort und Kinderhaus sowie die Gemeindeverwaltung mit modernen, effizient und einfach zu bedienenden Geräten ausgestattet werden.

Kunde:

  • Marktgemeinde Lappersdorf


Herausforderung:

  • Erneuerung von Druck-, Kopier- und Multifunktionssystemen
  • Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen
  • Datensicherung des vorhandenen Geräteparks
  • Optimierung der Benutzerfreundlichkeit
  • Zentrale Vernetzung, Wartung und Monitoring aller Geräte

 
Lösung:

  • Installation von 48 Multifunktionssystemen
  • Implementierung der Software Kyocera Fleet Service

"Die neuen Systeme sind wesentlich komfortabler zu bedienen und liefern bessere Ergebnisse beim Vervielfältigen und Digitalisierung von Dokumenten. Unsere Mitarbeiter können jetzt klimaneutral drucken und kopieren. Die Vernetzung aller Geräte erleichtert uns die Wartung und die Beschaffung von Verbrauchsmaterialien erheblich."

Gemeindeverwaltung Lappersdorf

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Der Kunde

Die Marktgemeinde Lappersdorf grenzt im Nordwesten der Stadt unmittelbar an die Stadt Regensburg an. Mit rund 13.400 Einwohnern ist sie eine der bedeutendsten Kommunen in unmittelbarer Nähe der ostbayerische Metropole Regensburg. Zudem ist Lappersdorf ein wichtiger Schulstandort im Landkreis. 2019 beschloss die Gemeindeverwaltung, die in den Bildungseinrichtungen und gemeindlichen Einrichtungen vorhandenen Vervielfältigungssysteme zu erneuern, um den Mitarbeitern eine effizientere Infrastruktur zu bieten und Arbeitsabläufe zeitsparender und benutzerfreundlicher zu gestalten.

Die Herausforderung

Die Lappersdorfer Gemeindeverwaltung suchte über die öffentliche Ausschreibung einen Partner, der nicht nur über leistungsstarke Geräte zum angemessenen Preis verfügt, sondern auch bei Einrichtung, Implementierung, Datensicherung und Datenschutz hervorragende Dienste leistet und über die nötige Beratungskompetenz verfügt. Ein umfassendes Flottenmanagement des Geräteparks war nicht vorhanden, so dass man sich über eine integrative Gesamtlösung Vorteile bei Wartung und bei der Beschaffung der Verbrauchsmaterialien versprach. Zudem hatte man zum Ziel, den Aufwand für die Mitarbeiter zu verringern, die Verfügbarkeit des Geräteparks zu erhöhen und einen schnellen Gesamtüberblick über die Verbrauchsmaterialien zu bekommen. Auch das Thema Nachhaltigkeit sollte bei den Verbrauchsmaterialien Berücksichtigung finden. Ein weiterer wichtiger Punkt war die Einrichtung eines Sicherheitsmanagements bei der Digitalisierung von Dokumenten und eine bedeutende Vereinfachung von Prozessen, die der Datenschutz erfordert und die Vertraulichkeitsanforderungen mit sich bringen. Das Vervielfältigen von Dokumenten (scannen, drucken, kopieren, digitalisieren und versenden) sollte insgesamt benutzerfreundlicher, zeitsparender und effizienter gestaltet werden.

Die Lösung

Die Gemeindeverwaltung beschloss, die vorhandene Infrastruktur zu erneuern und mit innovativer Technologie von nur einem Hersteller sowie einer einheitlichen Software und einem kompetenten Lösungspartner die gesteckten Ziele zu erreichen.

Nach Auswertung der öffentlichen Ausschreibung fiel die Wahl auf das Systemhaus LIEBL SYSTEMS, das in der Lage ist, alle geforderten Anforderungen durch die Installation von Geräten und von Software des Herstellers KYOCERA zu erfüllen. KYOCERA steht seit 60 Jahren für Innovationen bei Geräten für die Dokumentenverwaltung und gilt weltweit als einer Technologieführer auf diesem Gebiet, der insbesondere auch umweltfreundliche Lösungen beim Verbrauchsmaterial bietet.

LIEBL SYSTEMS qualifizierte sich auch deshalb als Technologiepartner, weil die Ressourcen des Systemhauses in einigen wichtigen Punkten einen Mehrwert für die Marktgemeinde mit sich bringen. Dazu zählen der Reparaturservice von LIEBL SYSTEMS und die Option, mit dem Nachhaltigkeitsprogramm „myclimate“ CO2-neutrale Verbrauchsmaterialien einzusetzen und somit die Nachhaltigkeitsanforderungen zu erfüllen. Zudem stellt das Unternehmen einen zentralen Ansprechpartner sowie einen eigens für die Marktgemeinde abgestellten Servicetechniker für sämtliche Geräte zur Verfügung, was ein wichtiges Auswahlkriterium bei der Lieferantenbewertung darstellte.

Bei der Bestandsaufnahme wurde festgestellt, dass es bei den bisherigen Geräten viele Insellösungen gibt, die durch Vernetzung und Automatisierungsprozesse wesentlich effizienter gestaltet werden können.

Das Ziel, den gesamten Arbeitsprozess einheitlicher zu gestalten, konnte man durch den Einsatz der Software KYOCERA Fleet Service erreichen. Eine cloudbasierte  Lösung ermöglicht dabei unter anderem eine zentralgesteuerte Aktualisierung der Geräte mit aktuellster Firmware.

Ein weitere Effizienzsteigerung im täglichen Einsatz wird erreicht durch die jetzt mögliche Auslegung bzw. Anpassung der Geräte für den jeweiligen Einsatzzweck; zum Beispiel unterscheidet sich die Gerätenutzung in den schulischen Einrichten (hohes Kopiervolumen) deutlich von den Anfordernissen an die Geräte in der Gemeindeverwaltung (hoher Digitalisierungsbedarf).

Der Workflow im Alltag stellt ein nicht unerhebliches Kriterium dar. Kurze Anlernzeiten für Mitarbeiter, intuitive Gerätebedienung und einheitliche Verbrauchsmaterialien bringen Zeitersparnis und Vorteile bei der Logistik mit sich.

Insgesamt wurden in Lappersdorf 48 Kyocera-Drucker und -Multifunktions­geräte neu geliefert und installiert – in der Grund- und Mittelschule Lappersdorf, den Grundschulen in Hainsacker und Kareth, im Kinderhaus am Sportzentrum sowie im Kinderhort Hainsacker und in der Gemeindeverwaltung der Marktgemeinde Lappersdorf.

Das Ergebnis

Die Marktgemeinde Lappersdorf konnte mit Einrichtung der neuen Geräte  wesentliche Fortschritte bei der anstehenden Digitalisierung erzielen. Durch die Vertragsdauer des Supports von 60 Monaten wird die Marktgemeinde über einen langen Zeitraum von den jetzt erreichten Vorteilen nachhaltig profitieren. Insbesondere das einheitliche Handling der Geräte in Verbindung mit kurzen Anlernzeiten und hoher Geräteverfügbarkeit bedeutet eine große Zeitersparnis. Die Investition führt langfristig zu Kosteneinsparungen und zu einer höheren Arbeitszufriedenheit des Lehrpersonals und der Gemeindemitarbeiter.

Die Implementierung wurde von LIEBL SYSTEMS in en­ger Zusammenarbeit mit IT-Mitarbeitern der Gemeindeverwaltung geplant und termingerecht umgesetzt, ohne dass es zu Störungen oder Unterbrechungen des laufenden Betriebs kam.

Ein großer Vorteil liegt jetzt in der zentralen Verwaltung der gesamten Geräteinfrastruktur. So kann beispielsweise die Auslastung der Geräte exakt überwacht werden. Nicht zuletzt sorgt die hohe Verarbeitungsgeschwindigkeit der modernen Geräte für einen wesentlich schnelleren Durchsatz bei der Vervielfältigung und Verarbeitung von Dokumenten.

„Wir können uns stärker auf das Wesentliche unserer Arbeit konzentrieren und werden weniger mit der Lösung technischer Probleme aufgehalten“ – so fasst die IT-Abteilung der Gemeindeverwaltung das Ergebnis der Maßnahme zusammen und fügt hinzu: „Das wirkt sich natürlich auch positiv auf die Motivation unserer Mitarbeiter aus“.

Das Feedback

„Insgesamt konnten wir mit Einrichtung der neuen Druckerinfrastruktur ein gemeindeübergreifendes System implementieren, das zu einer bedeutenden Verschlankung führt. Aufwand, Mitarbeiter Einsatz und Zeitbedarf für die Betreuung konnten reduziert werden. Die gestellten Anforderungen an die Datensicherheit konnten vollständig umgesetzt werden. Die jetzt eingerichtete und verfügbare Multifunktionsgeräte-Lösung läuft zur Zufriedenheit aller Beteiligten. Ausschlaggebend ist, dass unsere Mitarbeiter und unser Lehrpersonal mehr Zeit hat für ihre Kernaufgaben im pädagogischen Bereich und im Management der Gemeindeverwaltung.“

Marktgemeinde Lappersdorf

„Einmal mehr hat sich herausgestellt, dass unser Innovationspartner KYOCERA mit seinen Produkten und Softwarelösungen über eine hervorragende Lösungskompetenz verfügt. Gerade die Bedürfnisse größere Organisationen, wie zum Beispiel Kommunalverwaltungen, können sehr gut erfüllt werden. Mit Einrichtung der cloudbasierten Vernetzung konnte ein großer Schritt in Richtung Digitalisierung getan werden. Auf dieser Plattform lassen sich weiterführende Applikationen aufsetzen und in bestehende Systemumgebungen einpassen.“

Alexander Schmidgal Geschäftsführer LIEBL SYSTEMS GmbH